Quản lý đơn hàng mua hộ
Chức năng này giúp bạn quản lý các đơn hàng mua hộ trên hệ thống Tiểu Thần Tài. Điểm ưu việt của chức năng đơn hàng này là cho phép bạn mua hàng từ nhiều shop nhưng quản lý tập trung trong 1 đơn hàng.
Có 2 lợi ích chính khi bạn sử dụng hệ thống có cơ chế này:
- Quản lý việc nhập hàng theo thời điểm tốt hơn: Bạn luôn biết chính xác thời điểm đó mình mua những sản phẩm nào, số lượng ra sao... nhất là khi bạn là người làm gom order lẻ.
- Tối ưu chi phí: Nếu bạn mua hàng ở nhiều shop mà giá trị mua hàng không lớn, ở 1 số hệ thống khác bạn sẽ bị tính phí dịch vụ tối thiểu (ví dụ 30k/đơn). Như vậy, phí dịch vụ thực tế bạn phải trả sẽ cao hơn nhiều so với mốc vài % mà bạn lầm tưởng.
Hãy cùng đi vào tìm hiểu cách sử dụng chức năng quản lý nhập hàng này nào!
Mục lục:
Tạo một đơn hàng mua hộ
Khi bạn phát sinh nhu cầu mua hàng từ Trung Quốc, thông thường bạn sẽ phải gửi thông tin sản phẩm đó cho bên dịch vụ mua hộ hàng Trung để xử lý. Các thông tin cơ bản phải cung cấp bao gồm:
- Link hàng hóa
- Chủng loại sản phẩm: màu sắc, kích thước, thông số kỹ thuật...
- Số lượng muốn mua
- Ghi chú riêng cho nhân viên mua hàng: giá cả đã thỏa thuận riêng với người bán, mã voucher giảm giá sản phẩm...
Tuy nhiên, nếu số lượng sản phẩm cần mua lớn thì việc cung cấp thông tin thủ công như vậy tốn rất nhiều thời gian. Do vậy, chúng tôi cung cấp 2 cách đơn giản hơn để tạo thông tin một đơn hàng mua hộ:
- Tạo đơn hàng sử dụng công cụ mua hàng Extension
- Tạo đơn hàng sử dụng chức năng tạo đơn thủ công
1. Tạo đơn hàng sử dụng công cụ mua hàng Extension
Tóm tắt nhanh cách tạo đơn hàng từ công cụ hỗ trợ mua hàng
- Cài đặt công cụ hỗ trợ mua hàng
- Đăng nhập công cụ mua hàng
- Duyệt xem sản phẩm
- Thêm hàng vào giỏ hàng (trên công cụ mua hàng)
- Tạo đơn hàng từ giỏ hàng
Sử dụng công cụ hỗ trợ mua hàng Extension là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để nhập hàng Trung Quốc. Để sử dụng thì bạn cần cài đặt công cụ hỗ trợ mua hàng trước.
Bấm vào hình để tiến hành cài đặt
Mẹo
Công cụ hỗ trợ mua hàng có thể hoạt động tốt trên các trình duyệt Google Chrome, Cốc Cốc và Microsoft Edge.
Sau khi cài đặt hoàn thành, bạn sẽ cần đăng nhập công cụ Extension.
Lưu ý
Công cụ chỉ hiển thị khi bạn xem hàng tại trang chi tiết sản phẩm.
Bước tiếp theo là nhặt hàng cần mua vào giỏ hàng. Đầu tiên, bạn cần lựa chọn chính xác sản phẩm cần mua (màu sắc, kích thước...) ở trên website, sau đó bấm nút Thêm vào giỏ hàng ở trên công cụ mua hàng Extension.
Kiểm tra lại thông tin sản phẩm đã thêm vào giỏ hàng bằng cách bấm nút Giỏ hàng (nút ở giữa trên thanh công cụ). Bạn có thể thay đổi số lượng và ghi chú riêng cho sản phẩm trước khi quyết định tạo đơn hàng từ các sản phẩm trong giỏ hàng.
Để tạo đơn hàng từ giỏ hàng, bạn phải thao tác tạo đơn trên phần mềm Tiểu Thần Tài: https://shop.tieuthantai.com/cart
Bấm Đặt tất cả sản phẩm đã chọn để tạo đơn hàng mua hộ.
Bạn không tạo được đơn hàng?
Hãy chú ý tới số dư tài khoản ví của bạn nhé.
2. Tạo đơn hàng sử dụng chức năng tạo đơn thủ công
Ở phần trước, bạn đã được hướng dẫn về cách sử dụng công cụ hỗ trợ mua hàng để tạo đơn hàng nhanh chóng. Tuy nhiên, khi bạn muốn mua hàng ở các website khác thì công cụ sẽ không hỗ trợ bạn nhặt giỏ. Do vậy, bạn sẽ cần sử dụng chức năng tạo đơn hàng thủ công.
Trên giao diện phần mềm, bạn truy cập menu Mua hàng > Tạo đơn.
Điền thông tin về sản phẩm cần mua vào form Thông tin sản phẩm. Các thông tin sản phẩm cần cung cấp bao gồm:
- Link sản phẩm
- Mô tả sản phẩm: màu sắc, kích thước...
- Số lượng
- Đơn giá
- Ảnh sản phẩm
Nếu bạn cần mua nhiều sản phẩm khác nhau, bạn hãy bấm nút Thêm link mua hàng, tiếp tục điền thông tin về sản phẩm như bước trước. Sau khi hoàn thành, bạn có thể xem được tổng giá trị đơn hàng ở bên dưới.
Nếu bạn chọn Lưu, đơn hàng của bạn sẽ được lưu tạm, cho phép bạn chỉnh sửa hoặc bổ sung thông tin đơn hàng sau này. Nếu bạn bọn Gửi đi, Tiểu Thần Tài sẽ bắt đầu tiếp nhận đơn hàng. Đơn hàng của bạn có thể sẽ được cập nhật thêm thông tin (như phí vận chuyển nội địa) trước khi bạn tiến hành thanh toán tiền mua hàng.
Thông tin
Tiểu Thần Tài sẽ thông báo tới bạn những thay đổi trên đơn hàng trước khi bạn quyết định thanh toán.
Ngay sau khi bạn thanh toán tiền mua hàng, đơn hàng sẽ bắt đầu được mua hàng.
Tìm kiếm đơn hàng
Khi bạn có số lượng đơn hàng nhiều, việc quản lý thông tin đơn hàng và sản phẩm bắt đầu sẽ có sự phức tạp nhất định. Việc tìm xem mã vận đơn nào ở trong đơn hàng nào, hay sản phẩm X đã về kho chưa... sẽ là nhu cầu rất cần thiết. Hệ thống Tiểu Thần Tài cho phép bạn có thể tìm kiếm đơn hàng dựa trên các thông tin đầu vào bao gồm:
- Mã đơn hàng: Có dạng ODR-XXXXX
- Nội dung ghi chú riêng: Rất hữu dụng nếu bạn sử dụng ô ghi chú riêng để ghi nhớ những thông tin quan trọng liên quan tới sản phẩm. Ví dụ nếu bạn là một người gom order, bạn có thể muốn ghi tên khách hàng/số điện thoại/nick facebook đã đặt sản phẩm vào ô ghi chú riêng.
- Shipping code: Mã vận đơn Trung Quốc.
- Thời gian: Bạn cũng có thể tìm được đơn hàng đã mua trong 1 khoảng thời gian bất kỳ.
- Website: Có thể tìm kiếm đơn hàng dựa vào nguồn hàng đã mua. Ví dụ taobao, tmall, 1688, jd.com...
- Nguồn: Bạn cũng có thể tìm kiếm đơn hàng theo phương thức tạo đơn. Có 3 phương thức tạo đơn là Website, App mobile và Shopee. Phương thức tạo đơn từ shopee là các đơn hàng shopee đồng bộ sang hệ thống Tiểu Thần Tài để tạo đơn mua hàng nhanh.
- Trạng thái đơn: Chức năng lọc tìm đơn hàng theo trạng thái hiện tại của đơn hàng.
Trên giao diện phần mềm, bạn truy cập menu Mua hàng để sử dụng chức năng tìm kiếm đơn hàng.
Xem thông tin chi tiết đơn hàng
Một đơn mua hàng có chứa rất nhiều thông tin khiến bạn phải quan tâm. Một số thông tin có thể sẽ cần theo dõi hàng ngày như tình trạng vận chuyển, hoặc khiếu nại đơn hàng. Do vậy, bạn sẽ muốn được kiểm soát toàn bộ thông tin đơn hàng tại một nơi.
Truy cập trang chi tiết đơn hàng bằng cách bấm vào hình con mắt 
trên danh sách đơn hàng tại cột Thao tác. Giao diện trang chi tiết đơn hàng sẽ hiện ra như sau:
Có 4 mục chức năng chính trong trang chi tiết đơn hàng mà bạn cần quan tâm:
- Thông tin đơn hàng
- Thông tin vận chuyển
- Lịch sử giao dịch
- Khiếu nại
Chúng ta sẽ đi vào chi tiết từng chức năng ngay sau đây.
1. Thông tin mua hàng
Giao diện mặc định khi vào trang chi tiết đơn hàng chính là thông tin mua hàng. Giao diện này có 3 phần thông tin chính bao gồm:
- Thông tin thanh toán: Bạn có thể xem được thông tin về các khoản giá, phí, công nợ (nếu có), tổng tiền hàng, phí vận chuyển nội địa... của toàn bộ đơn hàng.
- Trạng thái đơn hàng: Bạn có thể xem tình trạng xử lý đơn mua hàng, biết được tiến độ mua hàng của công ty.
- Thông tin hàng hóa/sản phẩm: Bạn có thể xem lại danh sách sản phẩm đang mua của mình, các ghi chú riêng, tình hình cập nhật mã vận đơn sẽ cho bạn biết kiện hàng đang đi chuyển đến đâu, giá phí chi tiết của từng sản phẩm.
Thông tin
Có thể bạn sẽ muốn theo dõi trạng thái vận chuyển hàng hóa chung với trạng thái mua hàng. Tuy nhiên, cách tổ chức thông tin như vậy không mạch lạc và dễ khiến thông tin bị rối.
Với hệ thống Tiểu Thần Tài, trạng thái của đơn hàng sẽ thể hiện tiến trình mua hàng. Trong khi trạng thái của kiện hàng sẽ thể hiện quá trình vận chuyển, địa điểm của kiện hàng.
2. Thông tin vận chuyển
Để xem thông tin vận chuyển của tất cả hàng hóa trong đơn hàng, bạn bấm chọn tab Vận chuyển. Tại giao diện này, bạn sẽ xem được toàn bộ mã vận đơn (shipping code) của tất cả kiện hàng trong đơn hàng.
Mỗi mã vận đơn tương ứng 1 kiện hàng sẽ có 2 cột thông tin chính bao gồm:
- Thông tin chi tiết kiện hàng: Thể hiện các thông tin như cân nặng, kích thước, số lượng sản phẩm trong kiện hàng, mã order code (mã đơn hàng taobao), link hàng...
- Trạng thái vận chuyển. Thể hiện tiến trình vận chuyển của kiện hàng.
Thông tin
Bấm vào từng mã vận đơn để xem thông tin chi tiết của từng kiện hàng.
Phần thông tin thứ 2 trong giao diện Thông tin vận chuyển liên quan tới tình trạng trả hàng. Hệ thống Tiểu Thần Tài cho phép bạn lấy hàng nhiều lần, hàng về đến đâu lấy hàng đến đó. Tức là bạn có thể tạo ra nhiều phiếu trả hàng cho cùng 1 đơn hàng - và việc đó thực sự rất đơn giản - cho tới khi tất cả kiện hàng trong đơn hàng được trả hết, đơn hàng của bạn sẽ tự động chuyển trạng thái Hoàn thành.
Thông tin cũng tương tự phần đơn vận chuyển, mỗi phiếu trả sẽ có 2 cột thông tin bao gồm:
- Thông tin phiếu trả
- Thông tin giao hàng